Heb jij ook het idee dat je bedrijfsprocessen efficiënter kunnen? Dat het niet de meest handige manier is om facturen in Word te maken en de voorraad bij te houden in Excel? Maar weet je niet precies hoe je deze processen kunt digitaliseren en stroomlijnen? Lees dan verder hoe je een goed ERP-systeem kiest en wat dat kost.
Wat is ERP?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning, maar het is allang niet meer alleen geschikt voor grote organisaties. Sterker nog, juist in het mkb kun je veel voordeel hebben van een ERP-pakket, omdat die vaak precies zijn afgestemd op jouw branche en bedrijfsprocessen.
Met een ERP-systeem worden alle administratieve processen geautomatiseerd in een geïntegreerd systeem. Dat levert niet alleen een enorme tijdsbesparing op, maar het verkleint ook de kans op menselijke fouten. En, niet onbelangrijk, zo’n systeem levert je inzichten op in je totale bedrijfsproces.
Succesfactoren ERP
Er zijn ontzettend veel aanbieders van ERP-systemen in de markt. Dat maakt het lastig om te bepalen welk pakket voor jouw organisatie het beste is, wat een ERP-systeem nou precies kost en hoe je de juiste keuze maakt.
De belangrijkste succesfactoren voor een goede ERP-implementatie zijn: de keuze voor het juiste pakket, een goede projectplanning en een helder kostenoverzicht. Laten we beginnen met het maken van de juiste keuze.
Ga meteen naar onze ERP-vergelijker >
Open source ERP
Je kunt ervoor kiezen om een ERP-pakket te kopen dat is ontwikkeld door een bepaalde leverancier. Maar er bestaat ook open source ERP, dat is software waarvan de broncode openbaar is. Vergis je niet, dat wil niet zeggen dat het gratis is. Het voordeel zit hem erin dat je de software eenvoudiger zelf kunt aanpassen, omdat je beschikt over de broncode.
Dat is niet het geval wanneer je een leverancierspecifiek ERP-systeem koopt. Het voordeel is dus flexibiliteit, maar het vraagt wel kennis en expertise bij je IT-afdeling. Je moet mensen in huis hebben die de softwarecode ook daadwerkelijk kunnen aanpassen om precies bij jouw organisatie aan te sluiten.
Een ERP-systeem kiezen
Een ERP-systeem kan je alleen succes opleveren wanneer het perfect aansluit bij je bedrijfsvoering. Dat maakt de keuze heel persoonlijk, want ieder bedrijf is weer anders. Je kunt prima eens informeren bij je concurrent welk pakket daar wordt gebruikt, maar het is niet raadzaam om dat klakkeloos over te nemen.
De processen in dat bedrijf kunnen namelijk verschillen van die van jou. Er zijn algemene ERP-pakketten, maar ook branchespecifieke systemen op de markt. Kies het pakket dat het meest aansluit op jouw bedrijfsvoering. Wanneer je een algemeen systeem kiest en dat laat aanpassen op jouw processen, kom je vaak voor extra kosten te staan.
ERP-leverancier selecteren
Hoe groter de naam, hoe groter de return on investement (ROI) zal zijn. Het is een denkfout van veel ondernemers. Ga liever op zoek naar een partij - groot of klein - die past bij jouw behoeften. De een heeft meer ervaring in logistiek, de ander is gespecialiseerd in voorraadbeheer.
Kortom: als ondernemer in het mkb heb je waarschijnlijk andere selectiecriteria voor je ERP-systeem dan een multinational. Zoek een partij die jouw behoeften begrijpt.
Ga naar de ERP-vergelijkingstool >
Wat kost een ERP-systeem?
De kosten van een ERP-pakket vormen een belangrijke factor bij het kiezen voor ERP. De hoogte van de investering verschilt per organisatie. Een grote organisatie met verschillende filialen, complexe bedrijfsprocessen en veel ERP-maatwerk, moet een hoger budget uittrekken dan een relatief klein bedrijf met eenvoudiger processen. Het grootste verschil in de kosten zit in de keuze voor on-premise of cloud. Oftewel: ga je je ERP-pakket kopen of huren?
On-premise ERP
Wanneer je een ERP-pakket koopt, wordt deze software op jouw eigen computersystemen geïnstalleerd (on-premise). Dat betekent dat je moet investeren in licenties op deze software, maar ook dat je een IT-landschap en -afdeling moet hebben die het ERP-systeem aankunnen (kennis van beheer en onderhoud).
Een voordeel van de software op je eigen systemen is dat je vaak flexibeler bent in het aanpassen en uitbreiden van het ERP-systeem.
ERP in de cloud
Wanneer je de software huurt van een leverancier, maak je gebruik van een clouddienst. Dat betekent dat de software op de systemen van de ERP-leverancier draait. Die is dan ook verantwoordelijk voor het onderhoud, beheer en de veiligheid.
Je betaalt in ruil daarvoor een maandelijks bedrag. Je weet dus van tevoren precies hoeveel je ERP-systeem kost. Een nadeel hiervan is dat je minder flexibel bent in het aanpassen en uitbreiden van de software en dat je gebonden bent aan de leverancier van jouw keuze.
Hybride ERP-systeem
Een derde mogelijkheid is om te kiezen voor het beste uit beide werelden en een combinatie van zowel on-premise als cloud te gebruiken. Dat noemen we een hybride ERP-oplossing.
Vaak worden bij deze oplossing niet-cruciale data in de cloud verwerkt en bedrijfskritische zaken op je eigen systemen.
Verborgen ERP-kosten
Een verborgen kostenpost waar je rekening mee moet houden, zijn de kosten achteraf. Vaak sta je daar bij de keuze voor een ERP-pakket niet bij stil, maar het is raadzaam om hierop bedacht te zijn. Het gaat dan om additionele kosten voor upgrades, onderhoud, training of extra modules. Het is slim om bij de keuze van het ERP-pakket en de selectie van je ERP-leverancier goede afspraken te maken over hoe je met deze kosten omgaat.
Een lage offerte wil namelijk niet altijd zeggen dat je daar ook het goedkoopst uit bent. Let bovendien op de mate waarin de leverancier service verleent. Natuurlijk willen leveranciers graag dat je voor hen kiest, dus realiseer je dat de kosten voor het ERP-pakket en de implementatietijd soms wat rooskleurig worden ingeschat.
Zo kies je het beste ERP-pakket
Wil je hulp bij het kiezen van een solide ERP-pakket? En wil je wellicht een aantal ERP-systemen testen voordat je overgaat tot je uiteindelijke keuze?
Bekijk onze vergelijker en kies de beste ERP-software voor jouw organisatie